XRechnung und ZUGFeRD
Ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm. Die XRechnung ist eine reine Datendatei, ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit diesem Datensatz.
Ab Januar müssen viele Unternehmen E-Rechnungen schreiben. Gehört deins dazu?
Mach den Check: sechs kurze Fragen, zwei Minuten, ohne Anmeldung. Danach weißt du, ob dich die Pflicht ab Januar trifft und was bei deinen Rechnungen noch fehlt.
Ein Angebot von OCTA Steuerberater aus Bielefeld, Paderborn und Rheda-Wiedenbrück.
Eine neue Pflicht. Kurz vor dem Jahresende.
Das Jahresgeschäft läuft, die Schlussrechnungen stehen an. Und mittendrin die Frage, ob sich ab Januar etwas an deinen Rechnungen ändern muss.
„Betrifft mich das überhaupt?“
Die Pflicht kommt in Stufen und hängt an deinem Umsatz. Wer sie nicht kennt, kann sie auch nicht planen.
„Meine Rechnungen sind doch schon digital. Als PDF.“
Genau da liegt der Irrtum: Eine PDF zählt nicht als E-Rechnung. Gemeint ist ein Datensatz, den Software automatisch lesen kann.
„Im Dezember habe ich andere Sorgen.“
Verständlich. Nur lässt sich eine Umstellung in den letzten Tagen des Jahres kaum noch sauber testen.
Kostenlos · 2 Minuten · ohne Anmeldung
Der E-Rechnung-Check.
Sechs Fragen, die du ohne Unterlagen beantworten kannst. Am Ende weißt du, ob und ab wann die Pflicht dich trifft und wo du bei deinen Rechnungen stehst.
Deine Antworten bleiben in deinem Browser. Wir sehen sie nicht.
- An wen schreibst du deine Rechnungen?
- Weist du Umsatzsteuer aus?
- Wie hoch wird dein Umsatz 2026?
- Wie verschickst du Rechnungen heute?
- Mit welchem Programm schreibst du sie?
- Was passiert mit Rechnungen, die du bekommst?
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Nicht jede Rechnung per E-Mail ist eine E-Rechnung. Entscheidend ist, ob ein Computer sie ohne Abtippen lesen kann.
PDF, Papier, Foto
Eine normale PDF per E-Mail, eine Papierrechnung oder ein Scan. Rechtlich ist das nur noch eine „sonstige Rechnung“.
Die 3 häufigsten Fehler bei der E-Rechnung.
Alle drei passieren oft unbemerkt. Auffallen tun sie erst, wenn ein Kunde nachfragt oder die Betriebsprüfung kommt.
Eine normale PDF statt eines Datensatzes
Eine PDF per E-Mail sieht digital aus, ist rechtlich aber nur eine „sonstige Rechnung“ wie Papier. Gefordert ist ein Datensatz, den Software automatisch lesen kann: XRechnung oder ZUGFeRD.
Das falsche ZUGFeRD-Profil
ZUGFeRD zählt erst ab Version 2.0.1, und die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Bei Mischformaten zählt immer der Datenteil. Stimmt der nicht, hilft auch eine perfekt aussehende PDF nichts.
Ausdrucken statt digital aufbewahren
Das Original ist die Datei, nicht der Ausdruck. Sie muss acht Jahre unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Fehlt das Original, kann das den Vorsteuerabzug kosten.
Ob du einen davon machst, zeigt dir der Check.
Der Fahrplan.
Seit 01.01.2025
Empfangen müssen alle
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und digital aufbewahren können.
Heute
Letzte Wochen der Übergangszeit
Noch dürfen alle Unternehmen PDF- oder Papierrechnungen verschicken.
Ab 01.01.2027
Pflicht ab 800.000 € Umsatz
Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hat, muss E-Rechnungen ausstellen.
Ab 01.01.2028
Pflicht für alle
Dann gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland.
Was passiert, wenn du abwartest?
Deine Kunden bekommen ein Problem
Ohne korrekte E-Rechnung riskieren deine Geschäftskunden ihren Vorsteuerabzug. Viele zahlen dann erst, wenn die Rechnung berichtigt ist.
Die Umstellung braucht Vorlauf
Software einrichten, Rechnungsvorlagen anpassen, mit echten Kunden testen. Das lässt sich nicht zwischen den Jahren erledigen.
Die Ablage muss stimmen
E-Rechnungen müssen acht Jahre unverändert digital aufbewahrt werden. Ausdrucken und Abheften reicht nicht mehr.
Du musst das nicht allein herausfinden.
Du willst dein Unternehmen führen, nicht Rechnungsformate studieren. Genau dafür sind wir da. Wir klären mit dir, ob und ab wann die Pflicht dich trifft, und übersetzen das in einen klaren Fahrplan für deine Rechnungen.
- Digital seit Jahren
- DATEV-Mitglied, jährlich als digitale Kanzlei ausgezeichnet
- Seit 1963 in der Region
- Vier Standorte in Bielefeld, Paderborn und Rheda-Wiedenbrück
„Mit unserer Buchführung sind wir jetzt super aufgestellt. Dank OCTA können wir der Buchprüfung selbstbewusst entgegensehen.“
So kommst du zur Klarheit.
Check machen
Zwei Minuten, sechs Fragen. Du bekommst eine erste Einschätzung.
Gespräch buchen
Wir schauen gemeinsam auf deine Situation: Frist, Rechnungen, Software, Ablage.
Termin anfragenKlar ins neue Jahr
Du weißt, was bis wann zu tun ist, und kannst dich wieder auf dein Geschäft konzentrieren.
Kurz gefragt.
Alle Fristen, Ausnahmen und Quellen findest du auch auf unserer Infoseite zur E-Rechnung.
Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr?
Für Rechnungen an andere Unternehmen nicht mehr, sobald deine Pflicht beginnt. Eine PDF ohne eingebetteten Datensatz gilt nur als „sonstige Rechnung“.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?
Dein Gesamtumsatz im Jahr 2026. Also alles zusammen, auch Umsätze mit Privatkunden, nicht nur der Anteil mit Geschäftskunden.
Muss ich als Kleinunternehmer*in E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer*innen sind dauerhaft davon befreit. E-Rechnungen empfangen und aufbewahren musst du aber trotzdem können.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen. Privatkunden kannst du weiter wie bisher abrechnen.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach zum Empfangen?
Ja, zum Empfangen reicht ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass du die Datei danach acht Jahre unverändert digital aufbewahrst. Ausdrucken reicht nicht.
Was kostet das Beratungsgespräch?
Im Gespräch klären wir zuerst deine Situation und was bei dir ansteht. Was eine Begleitung danach kostet, besprechen wir offen, bevor etwas passiert.
Wie willst du weitermachen?
Am schnellsten
Direkt beraten lassen
Wir schauen gemeinsam auf deine Frist, deine Rechnungen, deine Software und deine Ablage. Du gehst mit einem klaren Fahrplan raus.
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Leitfaden herunterladen
Das Arbeitsheft mit Entscheidungsbaum, drei Selbstchecks und Fahrplan. In 20 Minuten weißt du, wo du stehst.
Noch 59 Tage bis zum 1. Januar 2027
Lass uns klären, was bei dir bis Januar stehen muss.
Schick uns deine Anfrage. Wir melden uns zeitnah und vereinbaren ein Beratungsgespräch, vor Ort oder digital.
Sandra Käthner0521 942 73-164
Carla Wehmeier0521 942 73-163
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